El Módulo de Tramite de Documentación permite a las organizaciones hacer un detallado seguimiento de las asignaciones y tareas que se originan en la operación diaria. Es un módulo que brinda la posibilidad de hacer monitoreos de el flujo de las actividades asignadas y conocer su estado de avance, además de brindar informes sobre el desarrollo de las tareas y arroja índices de efectividad por cargos y dependencias. También permite controlar el flujo de documentos dentro de la organización, radicándolos y distribuyéndolos electrónicamente, haciendo mas eficiente el manejo del tiempo de entrega de los documentos, evitando el riesgo de perdida y el manejo de fotocopias para su divulgación.
Integrado con el Módulo de Normas y Procedimientos automatiza la ejecución de procesos y permite hacer seguimiento y control de su desarrollo (Workflow)
Principales Funcionalidades
Asignación de Actividades y Tareas
Por medio del Módulo de Tramite de Documentación, Docunet permite asignar tareas y actividades a los usuarios de la organización. Además de permitir su asignación, puede direccionar procesos previamente determinados por la organización.
Puede enviar asignaciones con costeo, discriminar los tipos de asignaciones y monitorear su avance. También permite reasignar tareas que se encuentren estancadas y genera alarmas cuando una asignación no ha sido recibida por el destinatario, garantizando el flujo de las actividades.
Reporte de Actividades
Docunet genera Reportes de Actividades con el cual el usuario puede hacer seguimiento de las actividades asignadas tanto a él como por él, así como de las diferentes dependencias y cargos, de acuerdo a su perfil.
Indices de Gestión
Docunet arroja Indices de Gestión relacionados con las tareas y asignaciones que fluyen por el Módulo de Tramite deDocumentación. Así la organización puede medir la eficiencia de su recurso discriminado por cargos y dependencias.
Radicación de Correspondencia
Docunet permite controlar la llegada y envío de documentos tanto externos como internos de la organización. Por medio de esta funcionalidad los documentos se pueden radicar organizadamente de manera centralizada y proceder a su distribución de forma electrónica, evitando el flujo del documento físico y mejorando su tiempo de entrega al destinatario.
Consulta de Correo
Docunet maneja nativamente su buzón de correos que es por donde fluye la asignación de tareas y actividades antes mencionada. A su vez también permite enviar y recibir mensajes de correo y notificaciones, incorporando anexos tales como archivos de texto, hojas electrónicas, presentaciones, imágenes, y en general cualquier tipo de documento electrónico. Tiene conectividad con otros manejadores de correo como Outlook, Lotus Notes evitando la duplicidad de la información.
