El módulo de Administración Electrónica de Documentos permite a las organizaciones emular su Centro Documental de manera electrónica y poner a disposición de todos sus funcionarios de manera inmediata a través de sus estaciones de trabajo, los documentos claves para su operación.
Su conceptualización se basa en las recomendaciones gubernamentales para el manejo de archivos físicos, lo que garantiza el cumplimiento de la reglamentación legal. Basado en este concepto, mejora el manejo físico de los Centros Documentales y facilita los servicios que éste presta a la Organización.
No solo sirve para almacenar electrónicamente los documentos, si no que a través de su completa funcionalidad permite mejorar la Gestión Archivística .
Principales Funcionalidades
Módulo captura o producción :
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Permite la digitalización directa o por lotes permitiendo la clasificación de acuerdo a la estructura documental preestablecida ( Series, Subseries, Tipos Documentales ) , genera la captura, indexación ,control de calidad en formatos Multitiff para ser exportados en su consulta a WEB a formato JPG permitiendo compresión de imágenes y transporte eficiente del archivo digital. La indexación es posible realizarla por índices o descriptores para su búsqueda posterior vía Intra/Internet.
Módulo Consultas :
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Permite búsquedas por usuarios y/o grupos de usuarios previamente creados en el modulo de seguridad, generando la posibilidad de efectuar consultas por los índices previamente definidos en la estructura documental. Es posible parametrizar 9 índices y un campo descriptor de 340 caracteres.
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Son posibles las búsquedas por carpetas y/ documentos participes de las carpetas asi como información activa – Inactiva ( Definida previamente en las tablas de retención documental )
Módulo Malla de Seguridad :
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Permite Generar la Estructura Organizacional identificando Dependencias, Cargos, Funcionarios y Grupos de acceso .
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Se puede parametrizar : Intentos de logueo , cambio de clave y login al inicio del primer inicio de sesión, longitudes máximas y mínimas de contraseña, caducidad de contraseña y indicación previa de la misma, inactivación contraseña por no logueo, historial de contraseñas, inactivación temporal y permanente de usuarios, creación de usuario de seguridad.
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Bitacoras de acceso indicando estado del usuario, dirección en la red, inicio – fin de sesión, auditoria de fallas intencionales de acceso .
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Creación y verificación de Backup hacia y desde la base de datos .
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Validación de registros versus imágenes.
Módulo Acceso via Intra/Internet :
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Una vez creados los usuarios en el Modulo de Malla de Seguridad, se identifica el acceso al sistema de Consulta de Carpetas y Documentos permitiendo generar los mismos mecanismos de búsqueda mediante índices yo descriptores.
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Las imágenes capturadas en formato Multitiff se convertirán a formatos mas livianos para su despliegue en el Browser que posee el usuario que genera la petición previa validación de acceso al sistema Docunet ( Document Express), esta actividad significa un mayor consumo en recursos por parte del servidor WEB , y poco consumo en el transporte de las imagenes sobre la WAN.
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Si los usuarios no poseen Intranet es posible accesar la consulta desde el escritorio del sistema operativo mediante un acceso directo a la red .
Permite parametrizar la estructura documental definida por clasificación :( Series, Subseries , Tipos documentales ) indización, tablas de retención documental ( Ciclo vital del documento ) , plantillas en formatos electrónicos EDM ( Word, Excel, Powerpoint, PDF etc ) inventario de carpetas y documentos, parametrización del Workflow documental desde los procedimientos estandarizados en la organización . Control al préstamo documental físico Una vez creados los usuarios en el Modulo de Malla de Seguridad.
